Mi sistema de organización digital

En varias ocasiones he hablado de productividad y el peculiar modo de afrontar el asunto que he tenido según la época. Este me parece un momento tan bueno como cualquier otro para hacer una revisión del tema ya que estoy establecido en macOS desde 2017 y he encontrado una forma de trabajar que me satisface. 

ML;NL (Muy largo; No Leo)

  • Sincronización: Dropbox.
  • Finanzas: app del banco.
  • Notas: iA Writer, libreta.
  • Tareas: libreta.
  • Enlaces: archivos en local
  • Leer más tarde: Instapaper
  • Almacenar artículos: imprimir como PDF
  • Lista de la compra: Buy me a pie!

Sincronización

He dado mil vueltas con este asunto. He usado Dropbox, OneDrive, Owncloud, Nextcloud y iCloud Drive. Alguna vez me pensé quedarme en pCloud, que tiene muy buena pinta y está recomendado por ser bastante privado, pero finalmente preferí quedarme con el «malo conocido».

Todas las nubes tienen problemas. Si no pierden archivos, toquetean las fechas de apertura y modificación, si no la aplicación va regular. Hay para todos los gustos. 

OneDrive es un armatoste con una aplicación para ordenador que no está disponible en Linux y que a veces funciona lenta. Con iCloud Drive hay que tener mucho cuidado a la hora de borrar los archivos (si se eliminan de la papelera en macOS, adiós), y eso me causó alguna incomodidad. 

Mi deseo hubiera sido quedarme con un proveedor de Nextcloud, por aquello de ser libre, pero hay dos problemas. El primero es que los proveedores que ofrecen el espacio que yo necesito suelen ser bastante caros en comparación (normal), siendo la única excepción OwnDrive. El segundo es que hay muy poquitas aplicaciones que lo integren, y al final hay que buscar herramientas con soporte WebDAV para sincronizar. Por desgracia, ese soporte no siempre funciona bien. No es culpa de Nextcloud, claro, pero este asunto empobrece la experiencia de usuario.

Finalmente, como digo, me quedé con el malo conocido. Tengo todo lo personal en Dropbox, y los archivos más sensibles de mi trabajo, en un espacio de OwnCloud que me ofrece la Junta de Andalucía. Pero me voy a centrar en lo primero.

Dropbox no es del todo privado, eso por descontado. Pero ninguna de las opciones ofrecidas por las grandes empresas lo es en realidad, y al menos con Dropbox gano una experiencia de usuario impecable, una experiencia que jamás me falló en los muchos años que lo estuve en su plan gratuito. Lo que no entiendo es por qué no ofrecen un plan intermedio. 

Finanzas

Durante un tiempo probé una app que se llama Money, muy vistosa y fácil de usar. También he oído maravillas de algunas otras opciones que incluso se sincronizan con el banco y ofrecen un mayor control sobre el asunto. Aunque en lo personal me fío de integrar algo tan delicado como el banco con una aplicación externa, ahí está la opción.

Pero. 

Yo no soy ningún gran empresario ni tengo unos gastos exagerados, ni tengo mis gastos diversificados de tal forma que necesite un control muy preciso. Así que este asunto lo dejo directamente en manos de la aplicación del banco. Web o móvil, según convenga. 

El banco con el que opero ofrece una vista de los gastos ordenada por categorías, así que prácticamente tengo lo mismo que en una app de finanzas basiquilla. Suficiente. 

Notas

He probado multitud de aplicaciones para tomar notas: Evernote, OneNote, Zoho Notes, Apple Notas… y todas me parecen o bien demasiado complicadas, o bien me atan a un único sistema. Le tengo fobia a estar atado a un único sistema, por más que lleve años establecido.

Es por eso que mi decisión es usar archivos Markdown almacenados localmente y sincronizadas con alguna nube. Esos archivos están a salvo en mi ordenador y los puedo mover donde quiera, o convertirlos a algún formato compatible. Sin ir más lejos, cuándo pasé de GN/Linux a macOS mis notas estaban en el formato de Zim Wiki (un programa espectacular), pero al basarse en texto plano las pude exportar perfectamente a Markdown. Eso busco.

La razón de usar iA Writer en lugar de los otros cientos editores de Markdown que hay disponibles es simple. Me ofrece una conjunción perfecta entre navegador de archivos y editor agradable. Las tipografías que trae integradas son muy buenas, y el precio de las app para cada sistema operativo no es mucho más caro que un año de suscripción a Ulysses. 

Que esto no lleve a confusión: Ulysses es mucho más completo y potente que iA Writer, pero para mis necesidades actuales, iA Writer es fabuloso. Me encanta que la interfaz sea la misma en todos los sistemas.

Lo único que echo en falta es poder sincronizar con alguna nube diferente a iCloud en la app de iOS. Pero insisto: al ser archivos Markdown no me importa, los puedo mover y llevarlos a la app que quiera.

Este programa lo complemento con una libreta. La libreta me sirve para apuntar notas rápidas, que luego puedo rescatar o no. Lo que requiere más atención acaba en iA Writer. 

Tareas

Otro asunto en el que he probado mil aplicaciones. Wunderlist, Recordatorios, Todo.txt… Y finalmente es la libreta y el boli lo que me ha demostrado mayor versatilidad. Es más, hace un tiempo la usaba solo para el trabajo, y ahora apunto todas las tareas.

Como el ámbito personal siempre está menos cargado que el profesional, guardo una página (que indexo) para apuntar en ella todo lo que necesite. Cuando se acabe, paso a otra. Ya está. 

Cuando tenía escritos unos párrafos sobre esto, he recordado que ya dediqué una entrada a mi libreta, y el sistema ha cambiado bien poco desde entonces. 

Enlaces

Hace tiempo expliqué el sistema que uso para guardar enlaces de internet. Aún lo mantengo. Simplemente pongo el enlace en un archivo .webloc y a una carpeta del disco duro. Fin. Si lo abro a los años y veo que la web no existe, pues se borra y a otra cosa. 

Leer más tarde

Los viejos rockeros nunca mueren, e Instapaper lleva años cumpliendo perfectamente para este propósito. He pasado por Wallabag y por Pocket (de hecho, es el que nombro en el artículo anteriormente enlazado, de 2019). Los dos cumplen muy bien, pero tengo un condicionante.

VoiceDream Reader. Es la app que utilizo para convertir libros y artículos a voz. 

No tengo forma de integrar Wallabag con VoiceDream. Como es una app que uso de forma muy continua, eso lo descarta instantáneamente, por desgracia. Pocket sí se integra, pero tiene algunos problemas a la hora de descargar el contenido de los artículos.

Instapaper funciona, y funciona muy bien. Después de pasar por varias manos, ahí sigue, ofreciendo un servicio muy bueno. Ya ni siquiera hago uso de la opción de enviar a Kindle: con su buena integración con VoiceDream Reader es más que suficiente. 

Almacenar artículos

La mayoría de navegadores de internet modernos ofrecen un modo de lectura que eliminan el diseño web de las páginas y dejan una vista del contenido de los artículos. Mi método para guardar artículos consiste simplemente en guardar esa vista simplificada como PDF. Sin más ni más. 

Si necesito buscar en el contenido, el Finder me es suficiente por el momento. 

Lista de la compra

A algunos les parecerá una tontería usar una app específica para la lista de la compra, pero yo soy muy especialito con este tema. 

Buy me a pie! me ofrece justo lo que necesito. Puedo organizar los productos por colores (que atribuyo a necesidades o secciones del súper), y dentro de cada color se ordenan alfabéticamente. Si las marco como compradas, pasan al final de la lista y desaparecen de la vista.

Es una app cara, pero lo cierto es que la uso tantísimo que la tengo ya más que amortizada. 

Cerrando

Podría nombrar alguna aplicación más que uso en mi día a día, pero con esto dejo una visión general del asunto. Si alguien quiere que especifique más en algún punto, los comentarios están abiertos.


2 comments

  • Muy interesante todo lo que cuentas y en cuanto a las notas, recuerdo que vos contaste lo de los TXT hace varios años que vengo usando un sistema similar.

    Aprovecho para recomendarte la app de Obsidian, opera sobre TXTs con Markdown, pero les da un poco de poder pudiendo en enlazar las notas entre ellas como si fuera un wiki por ejemplo.

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